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Serve para o escritório de advocacia e serve para o negócio local. O problema é o mesmo nos dois: o WhatsApp é ótimo para conversar e péssimo para lembrar. Uma conversa de ontem vai para baixo, a pessoa que pediu orçamento na sexta fica sem resposta, e no fim do mês ninguém sabe dizer se o cliente novo veio do Instagram, do Google ou da indicação de alguém.
As 5 etapas do funil para montar hoje
Funil é só o caminho que o contato faz até virar cliente. Quanto mais simples, mais a equipe usa. Comece com estas cinco colunas:
- Novo contato. A pessoa mandou a primeira mensagem e ainda não foi respondida com atenção. Meta: ninguém fica aqui mais de algumas horas.
- Em conversa. Você já respondeu, entendeu o caso ou o pedido e está tirando dúvidas. No escritório, é a fase de entender o problema. Na loja ou na clínica, é a fase de entender o que a pessoa procura.
- Proposta. Você mandou valor, condição ou marcou a reunião. Aqui mora o dinheiro parado: é a coluna que mais pede retorno.
- Fechou. Contrato assinado, venda feita, consulta paga. Anote o valor real.
- Perdido, com motivo. A pessoa disse não ou sumiu. O que importa é o motivo: preço, sumiu depois da proposta, fechou com outro, não era o perfil. Em três meses, essa coluna mostra o que ajustar.
Repare que não existe a coluna “talvez”. Todo contato está em uma das cinco. Se ficou em dúvida, ele está em conversa.
Os 4 campos que importam em cada contato
Muita gente desiste do CRM porque cria trinta campos e ninguém preenche. Você precisa de quatro, além do nome e do telefone:
| Campo | O que anotar | Exemplo advocacia | Exemplo negócio local |
|---|---|---|---|
| Origem | De onde a pessoa veio | Anúncio Google aposentadoria | Instagram post da promoção |
| Interesse | O que ela quer resolver | Revisão de benefício negado | Orçamento de reforma de cozinha |
| Valor | Quanto o negócio pode render | Honorário estimado | Valor do orçamento |
| Próximo passo | O que fazer e quando | Pedir documentos até quinta | Ligar sexta para confirmar visita |
O campo mais esquecido é o próximo passo, e é o que mais vende. Contato sem próximo passo é contato que esfria. Toda vez que você fecha uma conversa, a pergunta é: o que eu faço com essa pessoa e em que dia?
Quer ver como o seu atendimento está hoje e onde os contatos estão escapando? faça o diagnóstico gratuito e receba o mapa do seu funil.
Como marcar a origem de cada contato
Perguntar “como nos conheceu?” funciona às vezes. A pessoa esquece, responde “pela internet” ou nem responde. O jeito confiável é fazer a origem chegar escrita na primeira mensagem.
1. Um link de WhatsApp com mensagem diferente para cada lugar
O link do WhatsApp aceita uma mensagem pronta. Você cria um link para cada anúncio, página ou perfil, e cada um traz um texto levemente diferente. Assim:
- Anúncio do Google:
wa.me/5511999999999?text=Olá, vi o anúncio no Google e quero falar sobre meu caso - Bio do Instagram:
wa.me/5511999999999?text=Olá, vim pelo Instagram e quero mais informações - Página do site:
wa.me/5511999999999?text=Olá, estava no site e quero agendar um horário
Quando a mensagem chega, quem atende já sabe a origem e anota no campo. Dica prática: crie uma palavra só sua em cada texto (“vi o anúncio”, “vim pelo Instagram”, “estava no site”). Fica fácil de reconhecer mesmo quando a pessoa apaga parte da frase.
2. UTM nos links das páginas
UTM é um pedaço que você coloca no fim do endereço da sua página para o site saber de onde a visita veio. Exemplo: seusite.com.br/contato?utm_source=instagram&utm_medium=bio. Com isso, a ferramenta de análise do site mostra quantas pessoas cada canal trouxe. Junte as duas coisas: a página recebe a UTM e o botão de WhatsApp daquela página leva a mensagem própria dela. Você passa a ver o caminho inteiro, do clique até a conversa.
3. Indicação e cliente que volta
Nem todo contato chega por link. Para indicação, anote quem indicou. Para cliente antigo que voltou, marque como “retorno”. Essas duas origens costumam fechar mais, e vale saber o tamanho delas.
A rotina de 10 minutos por dia
CRM bom é o que está atualizado. Não precisa de uma tarde por semana. Precisa de dez minutos, todo dia, no mesmo horário. Sugestão de roteiro:
- Minutos 1 a 3: novos contatos. Abra a coluna de novos. Todo mundo que chegou tem que estar respondido e com origem anotada.
- Minutos 4 a 6: próximos passos de hoje. Filtre quem tem retorno marcado para hoje e faça os contatos. Uma mensagem curta resolve: “Oi, Maria, conseguiu separar os documentos que conversamos?”
- Minutos 7 a 8: propostas paradas. Quem recebeu proposta há mais de três dias e não respondeu recebe um retorno gentil: “Oi, João, ficou alguma dúvida sobre o orçamento? Posso te explicar em dois minutos por áudio.”
- Minutos 9 e 10: mover e fechar. Arraste cada contato para a etapa certa. Quem fechou vai para fechou, com valor. Quem disse não vai para perdido, com motivo.
Se quem atende não é você, essa rotina vira a tarefa fixa do começo do expediente. E você confere a coluna de proposta uma vez por dia.
O que olhar no fim do mês
Com um mês de dados, três números mostram onde está o dinheiro:
- Contatos por origem. Quantas pessoas cada anúncio, página ou perfil trouxe.
- Fechamentos por origem. Quantas dessas viraram cliente. Um canal pode trazer menos gente e fechar mais.
- Motivos de perda. Se a maioria some depois da proposta, o ajuste está no retorno. Se a maioria acha caro, o ajuste está em como o valor é apresentado.
É aqui que o anúncio mostra o que rende. Ele traz o contato, a conversa vende, e com a origem anotada você sabe exatamente qual campanha merece mais verba. Comece pequeno, veja qual canal fecha, e coloque mais onde já está dando retorno. Tudo isso funciona dentro das regras da OAB para o escritório, porque o que muda é a organização do atendimento, não a forma de anunciar.
Monte o seu hoje, em uma hora
Resumo do que fazer agora:
- Crie as cinco etapas: novo contato, em conversa, proposta, fechou, perdido com motivo.
- Crie os quatro campos: origem, interesse, valor, próximo passo.
- Gere um link de WhatsApp com mensagem própria para cada anúncio, página e perfil.
- Coloque UTM nos links das suas páginas.
- Marque na agenda os dez minutos diários.
Na primeira semana você já para de perder conversa. No fim do primeiro mês, sabe de onde vem cada cliente. Se quiser que a gente monte isso com você, com o funil, os links de origem, o roteiro de atendimento e o painel prontos para o seu negócio, faça o diagnóstico gratuito e veja o plano para o seu caso.
